Office Manager

Обязанности:

прием и переадресация 100% телефонных звонков и факсов, поступающих в компанию;

выполнение процедуры по приему и обработке звонков и факсов с жалобами на нежелательные явления, качество препаратов и запросами на медицинскую информацию.

сортировка и адресная передача входящей корреспонденции (факс, печатные издания, письма и т.д.) сотрудникам;

прием посетителей;

регистрация входящей\исходящей корреспонденции.

2. Координация работы с курьерскими службами:

подготовка документации для отправки/получения пакетов/посылок;

отправка пакетов/посылок сотрудникам через курьерскую почту и контроль факта получения

предоставление платежных документов в бухгалтерию.

3. Обеспечение канцелярскими принадлежностями:

ежемесячный сбор и консолидация заявок для закупа;

заказ канц.товаров у одобренного поставщика;

ежемесячный учет и заказ продуктов питания, посуды;

получение и проверка соответствия заказу;

контроль расхода продуктов питания, посуды;

ежемесячный учет и заказ санитарно-гигиенических принадлежностей

проверка кухни, туалетов, конференц-залов;

контроль за службами и контакты и с арендодателем (подготовка заявок и пр.);

4.Прием и выполнение заявок по техническому и административно-хозяйственному обслуживанию офиса-Facility Help-Desk Service

Формирование электронной базы данных, отслеживающей прохождение заявок, и ведение отчетной документации по выполнению заявок;

5.Другие функции:

обновление и рассылка таблицы с контактными телефонами и электронными адресами сотрудников;

техническая поддержка сотрудников при необходимости;

рассылка внутренних административных объявлений;

организация заявок на изготовление карты доступа, оформление карты доступа;

организация процесса передачи/получения документов из архивной компании;

помощь в организации внутренних мероприятий;

подготовка конференц-залов по заявкам.

Требования:

Опыт работы на аналогичной позиции (желательно в иностранной\крупной компании) от 1 до 3 лет (начало карьеры)

Высшее

Уровень владения английским языком: upper-intermediate.

Уверенный пользователь офисных приложений (Word, Excel, Adobe)

Навык ведения деловой переписки (русский, английский) ;

Навык ведения переговоров

Навык эффективного управления временем.

Высокие коммуникативные навыки

Умение планирования задач, работать в многозадачной среде.

Ориентация на результат

Внимательность к деталям;

Пунктуальность

Условия:

График работы 5/2 (СБ,ВС выходные)

Официальное трудоустройство

квартальные бонусы