Ведущее международное ивент-агентство EZ Solutions, с 20-летним опытом, ищет амбициозного и опытного администратора по документообороту.
О работе с нами:
Международный опыт: Работа в компании с успешной историей проведения более 4000 мероприятий
Профессиональный рост: Возможности для развития и повышения квалификации
Инновации и креатив: Работа в команде, которая постоянно внедряет новые идеи и подходы. Собственный креативный отдел.
Высокие стандарты: Ориентация на качество и индивидуальный подход к каждому клиенту
Основные функции
1. Организация документооборота:
- Создание и поддержание системы учета и хранения документов (цифровой и бумажной).
- Регистрация входящей и исходящей документации (договоры, акты, накладные).
- Ведение реестров документов (договоров).
2. Работа с договорами:
- Подготовка договоров с подрядчиками (на основе шаблонов).
- Проверка полноты и корректности данных в договорах.
- Контроль подписания и обмена документами между сторонами.
- Отслеживание сроков действия договоров и дополнительных соглашений.
3. Контроль оплат и отчетности
- Сбор и обработка закрывающих документов (счета, акты, счета-фактуры).
- Сверка оплат с подрядчиками.
- Проверка наличия документов и отражение в системе NEW поставщики и фин. Отчете.
4. Координация работы с подрядчиками
- Ведение базы данных подрядчиков (контакты, условия сотрудничества, статусы договоров).
- Запрос актов и ЭСФ от подрядчиков, проверка их соответствия проектным задачам.
- Контроль получения и возврата оригиналов документов.
5. Архивирование документов
- Систематизация и архивирование завершенных проектов.
- Контроль сохранности архивов (цифровых).
- Обеспечение доступа к архивам для сотрудников.
6. Поддержка взаимодействия между отделами
- Координация документооборота между аккаунт-менеджерами и бухгалтерией.
Навыки и инструменты:
- Внимание к деталям: важно для исключения ошибок в договорах, актах и других документах.
- Организованность: способность работать с большими объемами документов и соблюдать дедлайны.
- Знание офисных программ: уверенная работа в Excel, Word.
- Понимание юридических и финансовых основ: знание ключевых положений договоров и требований к бухгалтерским документам.
- Коммуникация: взаимодействие с подрядчиками и коллегами.
Присоединяйтесь к EZ Solutions и станьте частью команды, которая создает незабываемые впечатления!
Задайте вопрос работодателю
Где предстоит работать
Вакансия опубликована 17 марта 2025 в Алматы