Обязанности:
- Приём и регистрация в специальном журнале входящих документов.
- Ведение делопроизводство в соответствии с требованиями сертификации по ИСО.
- В соответствии с резолюцией руководителя передача документов нижестоящим отделам и структурным подразделениям.
- Контроль за исполнением предписаний руководителя. Отправление документа, подтверждающего исполнение, адресату.
- Выдача справок на основании информации в хранящихся документах.
- Систематизация документов текущего архива.
- Организация и ведение общего архива организации.
- Подготовка к передаче и передача по акту дел, выведенных из текущего документооборота, в архив организации.
- Приём, регистрация и передача на подпись руководителю заявлений, служебных записок и другой документации, проверка правильности её составления.
- Обеспечение сохранности входящей документации.
- Выполнение отдельных поручений руководителя, участие в комиссии по уничтожению по акту документов, утративших актуальность и не подлежащих обязательному хранению.
- Осуществляет поддержку административно-распорядительной деятельности Компании.
- Обеспечивает контроль над обеспечением работников офиса канцелярскими и иными принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе работников офиса.
- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Компании.
- Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание гостей Компании (в т. ч. делегаций, клиентов, партнеров).
- Организует материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
- Ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров и контролирует их исполнение.
- По поручению Руководителя АО согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения Руководителя АО /Директором Компании; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
- Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных Руководителем АО /Директором Компании, не требующим его непосредственного участия.
- Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых Руководителю АО / Директору Компании, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их Руководителю.
- Обеспечивает работников Компании необходимыми рекламно-сувенирными и расходными материалами для работы (визитные карточки, бейджи и пр.).
- Обеспечивает получение пропусков сотрудниками Компании для доступа в офис.
- Контролирует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для нормальной работы офиса.
- Ведёт учёт офисного инвентаря, предметов хозяйственного обслуживания и осуществляет оперативный учет.
- Проводит ежегодную инвентаризацию материально-технических ценностей совместно с Бухгалтерией.
- Участвует в подготовке сертификации по системе ИСО.
- Осуществляет контроль над надлежащим состоянием вверенного ему офисного оборудования. При выявлении неисправностей вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
- Соблюдает нормы деловой этики, придерживается корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.
- Осуществляет текущее взаимодействие с арендодателем офисных помещений, представителями частных охранных предприятий.
- При необходимости заказывает и контролирует выполнение ремонтных работ в офисе Компании.
- Выполняет разовые служебные поручения Директора Компании.
- Высшее образование
- Опыт работы с документами, знание ведения архивного дела
- Желательно опыт работы по системе ИСО
- Знание казахского языка на хорошем уровне (умение писать письма и делать переводы)
- Грамотная письменная и устная речь
- Полный социальный пакет по ТК РК
- Карьерный рост
- Дружный коллектив и благоприятный климат в компании
Ключевые навыки
- Организация делопроизводства
- Организация деловых встреч
- Деловые коммуникации
- Составление документации
- Организация административно-хозяйственного обеспечения
- Управление офисами
- Административный процесс
- Составление процессуальных документов
- Казахский — C1 — Продвинутый
- Русский — C1 — Продвинутый
- Английский — B2 — Средне-продвинутый
Задайте вопрос работодателю
Он получит его с откликом на вакансию
Где предстоит работать
Алматы, проспект Достык, 240
Вакансия опубликована 18 марта 2025 в Алматы