Administrative Officer

Due to business growing, we offer a position of an Administrative Officer to work in Visa Application center (TLScontact, which is a part of the Teleperformance Group).

Our company occupies a leading position in the world in the field of outsourcing visa support services.

Scope: Kazakhstan, Uzbekistan, Kyrgyzstan, Tajikistan

Responsibilities:

· Incoming and outgoing correspondence, issuing orders and business trips’ supporting documentation, document flow management, support work with contract signature with 3rd parties;

· Meeting visitors and implementation of the process defined by the Employer for the execution and systematization of documents based on software;

· Collection of onboarding documents from newcomers,

· Badges preparation for newcomers,

· Company events organization,

· Office suppliers purchase for location of employment,

· 3 quotation collection for Company supplier (stationary, health and safety, private medical insurance, etc),

· Interaction with partners and suppliers;

· Maintaining data confidentiality, following and applying security procedures;

· Invitation letters, visas for visitors to the CA countries (from other regions of the TLS);

· Organizing meetings, lunches and entertainment events for visitors;

· Organizing congratulations to Clients on holidays;

· Organizing CSR activities;

· Maintaining a register of contracts in all areas (clients, suppliers of goods and services);

· Assisting management in preparing presentations, tender documentation, reporting.

· Inventory control

· Troubleshooting office failures and coordination with property management.

Requirements:

· Completed higher education (economics, law, management);

· Proficiency in English (Intermediate and above)

· Good diction and competent speech;

· Perfect communications skills (written and verbal)

· Confident PC user (Word, Excel, PowerPoint, etc);

· Willingness to work hard;

· Motivation, responsibility, scrupulousness; communication, resilience, perseverance

· Positive thinking and focusing on results;

· Willingness to grow and develop with the company;

***
TLScontact - мировой лидер в области управления взаимоотношениями с клиентами. Мы предлагаем широкий спектр услуг, от оформления визовой документации до передачи паспортов с окончательным рассмотрением. В июле 2023 года мы с радостью объявили о том, что получили сертификат Great Place To Work® в 34 странах, в которых работает 90 % наших сотрудников.
В связи с ростом бизнеса мы предлагаем вакансию административного специалиста для работы в Визовом центре (TLScontact, входящем в Teleperformance Group).

Наша компания занимает лидирующие позиции в мире в области аутсорсинга услуг визовой поддержки.

Сфера деятельности: Казахстан, Узбекистан, Кыргызстан, Таджикистан

Обязанности:

- Входящая и исходящая корреспонденция, оформление поручений и сопроводительной документации командировок, ведение документооборота, сопровождение работы по подписанию договоров с третьими лицами;

- Встреча посетителей и внедрение определенного Работодателем процесса по оформлению и систематизации документов на базе программного обеспечения;

- Сбор документов на вступление в должность от новичков,

- Подготовка бейджей для новичков,

- Организация корпоративных мероприятий,

- Закупка у поставщиков офисной техники по месту работы,

- Сбор предложений ( из трех) для выбора лучшего поставщика (канцелярия, охрана труда, частная медицинская страховка и т.д.),

- Взаимодействие с партнерами и поставщиками;

- Соблюдение конфиденциальности данных, соблюдение и применение процедур безопасности;

- Пригласительные письма, визы для посетителей стран ЦА (из других регионов TLS);

- Организация встреч, обедов и развлекательных мероприятий для гостей;

- Организация поздравлений Клиентов с праздниками;

- Организация мероприятий по КСО;

- Ведение реестра договоров по всем направлениям (клиенты, поставщики товаров и услуг);

- Помощь руководству в подготовке презентаций, тендерной документации, отчетности.

- Контроль инвентаризации

- Устранение неполадок в работе офиса и координация действий с управлением недвижимостью.

Основные требования:

- Законченное высшее образование (экономика, юриспруденция, менеджмент);

- Знание английского языка (Intermediate и выше)

- Хорошая дикция и грамотная речь;

- Отличные коммуникативные навыки (письменные и устные)

- Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, PowerPoint и др.);

- Готовность к напряженной работе;

- Мотивация, ответственность, скрупулезность; коммуникабельность, стойкость, настойчивость

- Позитивное мышление и нацеленность на результат;

- Готовность расти и развиваться вместе с компанией;